Faut-il envoyer une lettre de changement d’adresse d’entreprise?

Si vous envisagez un changement d’adresse pour votre entreprise vous opérez en réalité ce qu’on appelle un transfert de siège social. Il est nécessaire de réaliser certaines formalités de transfert de siège social afin que la modification puisse être enregistrée officiellement.

Ce changement n’étant pas anodin pour une société, il est important que les personnes qui travaillent avec vous en soient informées. Mais comment? Faut-il leur envoyer une lettre de changement d’adresse d’entreprise? Un mail? Explications.

SOMMAIRE:

1. Pourquoi faire une lettre de changement d’adresse d’entreprise
2. La lettre de changement d’adresse d’entreprise est-elle obligatoire?
3. Quelles sont les autres démarches lors d’un changement d’adresse d’entreprise?

Pourquoi faire une lettre de changement d’adresse d’entreprise?

Si vous avez décidé de changer l’adresse de votre entreprise, vous vous êtes sans doute demandé comment en informer vos clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux.

L’envoi d’une lettre de changement d’adresse d’entreprise peut alors s’avérer utile afin d’informer personnellement les tiers de cette modification. L’envoi d’une lettre a un caractère plus personnel et renforce les relations commerciales établies entre vous et le destinataire.

En prévenant vos interlocuteurs avant même d’effectuer la modification d’adresse sur le Kbis vous permet de laisser le temps à vos partenaires d’anticiper ce changement.

Lorsque vous envoyez une lettre de changement d’adresse d’entreprise à un fournisseur par exemple, vous lui indiquez l’intérêt que vous portez à votre relation commerciale ainsi que votre volonté de transparence.

Il n’existe pas de formalisme particulier pour une telle lettre. Elle n’a pas vocation à avoir un caractère officiel mais plutôt informel. Vous pouvez vous inspirer de modèles de lettre de changement d’adresse d’entreprise tout en y ajoutant votre touche personnelle.

La lettre de changement d’adresse d’entreprise est-elle obligatoire?

Aujourd’hui tous les échanges se font en ligne et personne ne vous en voudra si vous envoyez un mail de changement d’adresse d’entreprise plutôt qu’une lettre. Pour autant, cette démarche n’est pas obligatoire. Il s’agit plutôt d’une bonne pratique à l’attention de vos partenaires.

Si la lettre de changement d’adresse d’entreprise n’est pas obligatoire, vous avez tout de même l’obligation d’informer les tiers de votre changement d’adresse d’entreprise.

En effet, un transfert de siège social opère une modification des statuts de votre entreprise et toute modification statutaire doit faire l’objet d’une publicité.

Il est donc obligatoire de faire publier un avis de changement d’adresse d’entreprise dans un journal d’annonces légales. Il s’agit tout simplement d’un journal habilité à publier ce type d’annonces. Il est possible de réaliser votre publication d’annonce légale en ligne.

Bon à savoir: généralement, lorsque vous réalisez votre transfert de siège social en ligne, vous n’avez pas à assurer vous-même la publication de l’annonce légale.

Quelles sont les autres démarches lors d’un changement d’adresse d’entreprise?

Avant même de pouvoir annoncer la nouvelle de votre transfert de siège social aux tiers, il est important d’officialiser cette décision en interne. Pour cela, il est nécessaire que les associés se réunissent en assemblée générale extraordinaire et votent pour le changement de dénomination sociale de la société.

Dans les sociétés unipersonnelles (EURL, SASU), c’est l’associé unique qui prend seul cette décision.

Ce n’est qu’une fois la décision matérialisée au sein d’un procès-verbal de transfert de siège social que vous pouvez en assurer la publicité au sein d’un journal d’annonces légales.

A noter: lorsque vous déménagez dans un nouveau département, il faut faire publier deux avis de transfert de siège social: un dans votre ancien département et un autre dans le nouveau.

Enfin, l’étape finale permet l’enregistrement officiel de votre transfert de siège grâce à la modification du Kbis. Pour cela il vous faut envoyer votre dossier au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre nouveau siège social.

Pour connaître en détail la liste des pièces à fournir au greffe pour constituer votre dossier, n’hésitez pas à consulter notre article sur le transfert de siège social et ses formalités.

Bon à savoir: afin d’anticiper au mieux votre déménagement, il peut être utile de vous renseigner sur le coût d’un transfert de siège social!

N’oubliez pas d’effectuer le changement d’adresse sur l’ensemble de vos supports internes, factures, sites internet, réseaux sociaux, etc.