La gestion des congés et absences : un renouveau grâce au digital
Vous perdez du temps chaque mois à calculer et mettre à jour les compteurs de vos collaborateurs ? Les aspects réglementaires vous donnent du fil à retordre ? Ou encore, vous êtes sans cesse sollicités pour des consultations de soldes, des erreurs de plannings ou autres questions personnelles ? La gestion des congés en entreprise peut être un casse-tête.
Pour en digitaliser la gestion, la meilleure solution est de se tourner vers un logiciel GTA (Gestion des Temps et Activités). En plus d’être un gain de temps important sur la gestion administrative des RH, elle permet de répondre aux nouveaux besoins d’autonomie des collaborateurs et de faire évoluer les pratiques managériales.
Si la gestion digitale des congés et absences est le deuxième logiciel de SIRH (Système d'Information de gestion des Ressources Humaines) le plus déployé après la paie, ce n’est pas pour rien !
Un gain de productivité et une baisse des coûts
La digitalisation des congés et absences va vous permettre d’automatiser les tâches administratives à faible valeur ajoutée. En simplifiant les processus, les équipes RH seront moins sollicités et plus rapides dans la réalisation de leurs tâches liées à l’administratif. Or, le temps est précisément ce qu’il manque aux RH pour établir des stratégies et atteindre des objectifs de performance.
Avec une solution digitale, vous pourrez par exemple automatiser les workflows de validation des congés. Les collaborateurs recevront des alertes à chaque nouvelle étape ou chaque changement de statut (nouvelle demande, validation, relance…). Le salarié sera notifié en direct de la validation de sa demande.
Le logiciel facilite également la collaboration et la communication entre les équipes, et en particulier le transfert d’informations vers les gestionnaires de paie. Des délais de traitement beaucoup moins longs et des données plus fiables !
Gérer les absences de l’ensemble des collaborateurs efficacement depuis une seule plateforme
Vous recevez des demandes d’absences de vos collaborateurs sur plusieurs canaux différents et vous avez du mal à y voir clair ? Les évolutions technologiques en matière de logiciels RH ont permis de simplifier l’organisation des plannings de congés.
La gestion des absences est entièrement dématérialisée via le SIRH : chaque collaborateur peut gérer efficacement et de manière autonome ses jours de congés. En fonction de l’outil choisi, il peut consulter ses soldes, accéder au planning global et se tenir au courant des périodes de congés de ses collègues.
Les managers, eux, seront automatiquement notifiés des demandes de leurs équipes. Ils pourront les valider ou refuser en quelques clics seulement et bénéficieront d’une vision 360° pour piloter efficacement l’organisation de leurs équipes ! C’est aussi une bonne façon d’éviter les erreurs (par exemple : autoriser une absence à un salarié alors que son solde est nul). En bref, une solution utile pour tous les acteurs de l’entreprise.
Être en conformité avec la loi
Le Code du Travail impose aux employeurs de faire bénéficier leurs salariés de 5 semaines de congés payés par an. À cela s’ajoutent les RTT, les congés spéciaux (congé parental, décès, sabbatique…), les jours de fractionnement, ou encore les congés autorisés par des conventions collectives ou accords de branche. Pas toujours facile de s’y retrouver !
Selon une étude de l’ANDRH de 2020, 71% des DRH ont déclaré rencontrer des difficultés à suivre les évolutions réglementaires.
La digitalisation RH va permettre d’assurer une totale conformité à la réglementation. Chaque compteur sera automatiquement crédité en fonction des droits des salariés. Il sera également plus facile pour les RH de contrôler que les plannings respectent bien la durée légale du temps de travail (durée maximale hebdomadaire, temps de pauses…) Toutes ces données récoltées seront mises à jour en temps réel et envoyées en paie afin de générer les bulletins de salaire fiables, sans risque d’erreurs et de ressaisies.