Comment remplir le formulaire M3?

Lorsque vous opérez un changement de dirigeant, ou simplement lorsque la situation personnelle du dirigeant évolue (changement de nom, déménagement) il est important de penser à la modification du Kbis de votre société.
Les modifications relatives aux dirigeants sont réalisées grâce au formulaire M3. On vous explique pas à pas comment le remplir en fonction des modifications que vous devez effectuer.

MINI-SOMMAIRE :

1. A quoi sert le formulaire M3?
2. Qui doit remplir l’imprimé M3?
3. Les trois premiers encadrés du formulaire M3
4. Remplir le formulaire M3 pour une modification relative au dirigeant
5. Remplir le formulaire M3 pour une modification relative à un non-dirigeant sur le Kbis

A quoi sert le formulaire M3?

Le formulaire M3 du greffe de commerce (désigné alternativement comme cerfa M3 ou imprimé M3) est un imprimé qui permet de réaliser des modifications concernant les dirigeants d’une société. Il est principalement utilisé en cas de changement de dirigeant mais permet également d’autres modifications tout aussi utiles comme l’ajout d’une personne non dirigeante sur le Kbis de la société.

Puisque les coordonnées du dirigeant sont présentes sur le Kbis de la société (et parfois dans les statuts), la modification du Kbis est toujours obligatoire, dès qu’un changement est opéré (même s’il ne s’agit que d’un changement d’adresse du gérant sur le Kbis). En effet, les tiers doivent être en mesure d’identifier les dirigeants d’une société peu importe les changements internes intervenus.

Ainsi, sachez que dès lors que vous devez opérer un changement de dirigeant vous aurez probablement besoin de remplir un formulaire M3 pour formaliser vos modifications.

Qu’il s’agisse d’un changement de gérant de SCI ou d’un changement de président de SAS ou de SASU, le même formulaire est commun à toutes les formes de société, à l’exception de la SARL et de la SELARL. Il existe un formulaire M3 de SARL et SELARL dédié spécifiquement à ces formes sociales.

Qui doit remplir l’imprimé M3?

L’imprimé M3 peut être rempli par vos soins ou par un tiers (c’est le cas lorsque vous réalisez un changement de président ou de gérant en ligne). Cependant, il est obligatoire qu’il soit :

• signé par le représentant légal de la société ; ou
• que la personne qui signe dispose d’un mandat signé du représentant légal, l’autorisant à accomplir des démarches pour le compte de la société.

Faut-il remplir tous les encadrés du formulaire cerfa M3?

Non, heureusement tous les encadrés du formulaire M3 ne sont pas forcément à remplir. Pour autant, cela peut rendre la tâche plus complexe puisqu’il s’agit alors de ne remplir que les bonnes cases.

Tandis que les trois premiers encadrés sont communs à l’ensemble des modifications, les encadrés suivants sont soit pour un ajout ou une modification de dirigeant soit pour l’ajout ou la modification d’un non-dirigeant sur le Kbis de la société.

A noter: l’encadré 9 quant à lui, est destiné aux Sociétés Anonymes (SA) ou aux Groupements d’intérêt économique (GIE).

Les trois premiers encadrés du formulaire M3

Les premiers encadrés de l’imprimé M3 sont relativement rapide à remplir, ils permettent simplement à l’administration d’identifier la société concernée par la ou les modifications.

Premier encadré du formulaire M3: si votre changement de dirigeant est l’unique modification que vous réalisez, vous devez cocher une des cases sur la première ligne:

• si votre société est enregistrée au RCS, cochez la première case “DEMANDE D’INSCRIPTION MODIFICATIVE AU RCS” ;
• si elle est immatriculée au registre des métiers, cochez la seconde “RM”.
  

En revanche, si vous avez d’autres modifications relatives à la société à réaliser (changement de dénomination, d’objet social ou autre), vous devrez également remplir un formulaire cerfa M2. Dans ce cas, vous devez cocher la case de la deuxième ligne, intitulée “INTERCALAIRE”. N’oubliez pas d’insérer le n° de l’intercalaire en haut à droite de l’encadré n°1 (vous pouvez indiquer “1” si vous n’avez pas d’autres intercalaire en dehors du cerfa M2).

Encadré n°2 du formulaire M3: dans le second encadré, il vous suffit d’indiquer la dénomination sociale de votre société et sa forme juridique.

Encadré n°3 du formulaire M3: ici encore, il vous suffit de renseigner les informations relatives à votre société. Vous devez indiquer :

• son numéro SIRET ;
• la ville du greffe d’immatriculation ou le département du répertoire des métiers d’immatriculation ;
• l’adresse du siège social.

Remplir le formulaire M3 pour une modification relative au dirigeant

Plusieurs modifications relatives au dirigeant peuvent intervenir et être formalisée grâce au cerfa M3. Ainsi il vous est possible de réaliser :

• un changement de dirigeant ;
• une modification des informations du dirigeant (en cas de changement d’adresse par exemple) ;
• un changement de qualité du dirigeant (un DG qui devient DG délégué, ou inversement par exemple).

Les encadrés 4 à 8 bis sont tous dédiés à ces différentes modifications et suivent les même règles de fonctionnement.

Changement de dirigeant

Pour un changement de dirigeant, vous devez remplir l’encadré n°4 et l’encadré n°5 en indiquant pour chacun la date de la modification (idéalement la date indiquée sur le PV de changement de président ou la décision qui matérialise la modification).

Ensuite, il convient de cocher la case “partant” dans l’encadré n°4 et 4bis à droite, puis de renseigner les informations sur le dirigeant sortant dans l’encadré n°4bis.

Vous pouvez ensuite ajouter les informations sur le nouveau dirigeant dans l’encadré 5 en cochant la case “Nouveau”.

L’opération est à répéter autant de fois qu’il y a de dirigeant à remplacer.

Modification des informations du dirigeant

Lorsqu’un dirigeant rencontre un changement dans sa situation personnelle (changement d’adresse ou de nom), il est important de modifier le Kbis de la société. En effet, les coordonnées du dirigeant figurent sur le Kbis et doivent donc être mises à jour en cas de changement.  

Remplissez l’encadré 4 (ou suivants si vous avez plusieurs modifications) en indiquant la date de modification (la date du jour est suffisante, car cette modification ne suppose pas de décision particulière au préalable).

Cochez ensuite la troisième case “Modification de la situation personnelle”. Vous n’avez plus qu’à indiquer les nouvelles informations du dirigeant dans les champs de l’encadré de gauche.

Changement de qualité du dirigeant

En cas de changement de qualité du dirigeant, il vous suffit une fois encore d’indiquer la date de la décision, puis de cocher la quatrième case “Maintenu” en indiquant l’ancienne qualité dans le champs libre à droite.

Ensuite, vous pouvez simplement remplir les champs de l’encadré 4 (ou suivants) avec la nouvelle qualité et les informations relatives au dirigeant.

Remplir le formulaire M3 pour ajouter ou modifier des informations relatives à un non-dirigeant sur le Kbis

En principe, seuls les dirigeants qui apparaissent sur le Kbis peuvent prendre des décisions qui engagent la société. Pour autant, il peut parfois être utile d’avoir une autre personne habilitée à signer ce type de document pour permettre le bon fonctionnement de l’activité même en l’absence des dirigeants.

Dans ce cas, il est possible de nommer une personne dont le nom apparaît sur le Kbis sans pour autant qu’elle n’ait la qualité de dirigeant de la société. Cette mention l’autorise alors à prendre des décisions qui engage la société à l’égard des tiers et ces derniers sont informés de ce pouvoir grâce à la mention sur le Kbis.  

Cette formalité peut être réalisée grâce à l’encadré n°11. Cependant, il est important de remplir au préalable les informations relatives à cette personne dans un des encadrés 4 à 8 en cochant la case “Nouveau”.

Vous n’avez plus qu’à envoyer votre formulaire M3 au greffe compétent, accompagné de votre dossier de formalités de changement de dirigeant (n’oubliez pas qu’il est obligatoire de faire paraitre une annonce légale) !